Ditunjuk menjadi pengelola jurnal, lalu diberi akun OJS dengan menu yang begitu banyak? Anda tidak sendirian. Banyak dosen menerima tugas ini tanpa pelatihan, sehingga belajar sambil jalan dan sering menemukan masalah setelah naskah menumpuk.
Panduan OJS ini disusun untuk pengelola jurnal baru. Isinya dimulai dari memahami cara kerja OJS, peran setiap pengguna, dan alur naskah, lalu berlanjut ke pengaturan awal, menerbitkan issue pertama, hingga langkah setelah terbit seperti DOI dan indeksasi.
Apa Itu OJS?
Open Journal Systems (OJS) adalah perangkat lunak sumber terbuka untuk mengelola dan menerbitkan jurnal ilmiah secara daring. OJS dikembangkan oleh Public Knowledge Project (PKP) dan dapat dipakai gratis.
Dengan OJS, seluruh proses jurnal berlangsung dalam satu sistem:
- Penulis mengirim naskah dan memantau statusnya.
- Editor menugaskan reviewer dan mengambil keputusan.
- Reviewer membaca naskah dan mengirim hasil telaah.
- Artikel yang diterima disunting, ditata, lalu diterbitkan dalam sebuah issue.
Di Indonesia, OJS menjadi platform yang paling banyak dipakai jurnal perguruan tinggi. Alasannya: gratis, mendukung bahasa Indonesia, dan metadata yang dihasilkannya mudah dibaca oleh layanan pengindeks.
Panduan ini mengacu pada OJS seri 3.x. Jika jurnal Anda masih memakai OJS 2, tampilan dan nama menunya cukup berbeda, dan sebaiknya mulai direncanakan pembaruan, karena OJS 2 tidak lagi disupport oleh PKP sejak 2021.
Peran Pengguna di OJS
Setiap orang di OJS memiliki peran (role) yang menentukan menu dan tugas yang bisa diakses. Satu akun boleh memiliki lebih dari satu peran.
| Peran | Tugas utama |
|---|---|
| Journal Manager | Mengatur seluruh jurnal: pengaturan, pengguna, dan penerbitan |
| Editor | Menyaring naskah, menugaskan reviewer, mengambil keputusan akhir |
| Section Editor | Menangani naskah pada bagian (section) tertentu atas penugasan Editor |
| Reviewer | Menelaah naskah dan memberi rekomendasi |
| Author | Mengirim naskah, merevisi, dan memantau status |
| Copyeditor | Merapikan bahasa dan format naskah yang diterima |
| Layout Editor | Menyiapkan berkas terbit, misalnya PDF dan HTML |
| Proofreader | Memeriksa berkas terbit sebelum dipublikasikan |
Untuk jurnal kecil, satu atau dua orang sering merangkap beberapa peran sekaligus. Itu wajar, asalkan jelas siapa memegang tanggung jawab apa. Cara mengatur peran dibahas di Peran pengguna di OJS dan cara mengaturnya.
Alur Naskah di OJS: dari Submission sampai Terbit
OJS 3 membagi perjalanan naskah menjadi empat tahap utama. Memahami alur ini adalah inti dari panduan OJS mana pun.
- Submission. Penulis mengunggah naskah dan mengisi metadata. Editor melakukan penyaringan awal: kesesuaian dengan fokus jurnal, format, dan pemeriksaan kemiripan. Naskah bisa langsung ditolak (desk rejection) atau dikirim ke tahap review.
- Review. Editor menugaskan reviewer, biasanya dua orang. Setelah hasil telaah masuk, Editor memutuskan: terima, minta revisi, kirim ulang untuk direview, atau tolak. Tahap ini bisa berulang beberapa putaran.
- Copyediting. Naskah yang diterima dirapikan bahasanya dan disesuaikan dengan gaya selingkung jurnal.
- Production. Layout Editor menyiapkan berkas terbit (galley), Proofreader memeriksanya, lalu artikel dijadwalkan masuk ke sebuah issue dan diterbitkan.
Setiap perpindahan tahap disertai email notifikasi otomatis ke pihak terkait. Template email ini bisa disesuaikan di pengaturan Workflow. Penjelasan tahap review langkah demi langkah ada di Alur review naskah di OJS 3 langkah demi langkah.
Pengaturan Awal Setelah Instalasi
Setelah OJS terpasang, Journal Manager perlu mengisi beberapa pengaturan sebelum jurnal menerima naskah. Urutan berikut mengikuti menu di panel kiri OJS 3.
1. Settings → Journal
- Masthead: nama jurnal, singkatan, ISSN, penerbit, deskripsi singkat, serta fokus dan ruang lingkup.
- Contact: kontak utama jurnal dan kontak teknis.
- Sections: bagian artikel, misalnya “Articles” atau “Review Article”. Tentukan juga apakah tiap bagian direview dan siapa Section Editor-nya.
2. Settings → Website
- Appearance: tema, logo, header, dan footer. Gunakan logo yang tajam dan sidebar yang ringkas.
- Setup: bahasa yang aktif (misalnya Indonesia dan Inggris), serta menu navigasi.
- Plugins: aktifkan plugin yang dibutuhkan, misalnya Static Pages untuk halaman kebijakan.
3. Settings → Workflow
- Submission: panduan penulis, daftar periksa pengiriman, dan metadata yang wajib diisi penulis, seperti kata kunci dan afiliasi.
- Review: jenis review bawaan (misalnya double-blind), tenggat review, dan panduan untuk reviewer.
- Emails: sesuaikan template email agar memakai nama jurnal dan bahasa yang sopan.
4. Settings → Distribution
- License: pemegang hak cipta dan lisensi artikel, misalnya Creative Commons BY.
- Search Indexing: deskripsi dan kata kunci jurnal untuk mesin pencari.
- Access: pilih akses terbuka (open access) jika jurnal tidak berbayar.
- Archiving: aktifkan pengarsipan, misalnya PKP Preservation Network.
5. Users & Roles
Daftarkan tim editor dan reviewer, lalu beri peran yang sesuai. Pastikan setiap akun memiliki afiliasi dan, idealnya, ORCID.
Sebelum dibuka untuk umum, coba kirim satu naskah uji menggunakan akun penulis buatan sendiri. Jalankan sampai tahap terbit untuk memastikan seluruh alur dan email berfungsi.
Halaman Informasi yang Wajib Ada
Calon penulis, reviewer, dan asesor akan menilai jurnal dari kelengkapan halaman informasinya. Minimal, siapkan halaman berikut dan tautkan di menu navigasi:
- Focus and Scope
- Editorial Team dan daftar reviewer
- Author Guidelines beserta template naskah
- Peer Review Process
- Publication Ethics
- Open Access Policy dan Copyright Notice
- Article Processing Charge, termasuk jika gratis
- Kebijakan pemeriksaan plagiarisme
Daftar periksa lengkapnya, termasuk letak menu untuk mengisinya, ada di Checklist kelengkapan halaman jurnal di OJS.
Menerbitkan Issue Pertama
Di OJS, artikel tidak terbit sendiri-sendiri, melainkan dikelompokkan dalam sebuah issue (terbitan). Langkah umumnya:
- Buat issue. Buka menu Issues → Future Issues → Create Issue. Isi volume, nomor, dan tahun, lalu unggah sampul jika ada.
- Jadwalkan artikel. Di setiap artikel yang sudah selesai tahap Production, buka tab Publication, klik Schedule for Publication, lalu pilih issue tujuan.
- Periksa daftar isi. Kembali ke issue, buka Table of Contents, dan atur urutan artikel.
- Terbitkan. Klik Publish Issue. Pilih apakah pembaca terdaftar perlu diberi notifikasi.
Setelah terbit, buka halaman issue dari sisi pembaca. Periksa apakah setiap artikel menampilkan judul, penulis, abstrak, kata kunci, dan berkas PDF dengan benar. Metadata yang rapi di tahap ini sangat menentukan kemudahan indeksasi berikutnya.
Panduan rinci ada di Menerbitkan issue di OJS: dari jadwal sampai publish.
Setelah Terbit: DOI, Indeksasi, dan Akreditasi
Menerbitkan issue baru adalah awal. Agar artikel mudah ditemukan dan jurnal semakin dipercaya, ada tiga langkah lanjutan yang perlu direncanakan.
DOI untuk setiap artikel
DOI (Digital Object Identifier) adalah tautan permanen untuk setiap artikel, sehingga artikel tetap bisa diakses meskipun alamat situs jurnal berubah. Di dunia jurnal ilmiah, DOI umumnya didaftarkan melalui Crossref, baik dengan keanggotaan langsung maupun melalui lembaga sponsor.
OJS 3 sudah mendukung pembuatan dan pendaftaran DOI. Setelah memiliki prefiks DOI, aktifkan pengaturannya di menu Distribution, lalu hubungkan dengan akun Crossref agar metadata terkirim otomatis. Langkah lengkapnya ada di Mendaftarkan DOI Crossref untuk artikel jurnal.
Indeksasi
Indeksasi membuat artikel muncul di layanan pencarian ilmiah. Untuk jurnal baru, urutan yang realistis:
- Google Scholar: tidak perlu mendaftar, tetapi metadata artikel harus rapi dan setiap artikel memiliki PDF yang bisa diunduh.
- Garuda: portal indeksasi nasional. Daftarkan jurnal dan pastikan fitur OAI-PMH di OJS aktif agar metadata bisa dipanen.
- Indeks lain: seperti DOAJ untuk jurnal akses terbuka, setelah jurnal terbit teratur dan kebijakannya lengkap.
Pembahasan rinci ada di Mendaftarkan jurnal ke Google Scholar dan Garuda.
Akreditasi
Di Indonesia, jurnal ilmiah dapat mengajukan akreditasi nasional melalui sistem ARJUNA. Peringkat hasil akreditasi kemudian tercantum di SINTA.
Penilaian akreditasi mencakup banyak unsur, antara lain penamaan dan kelembagaan, kualitas penyuntingan, substansi artikel, gaya penulisan, penampilan, keberkalaan terbit, dan penyebarluasan. Hampir semua pengaturan yang dibahas dalam panduan ini ikut menentukan nilai tersebut.
Karena persyaratan dan pedomannya bisa berubah, selalu periksa pedoman akreditasi terbaru sebelum mengajukan. Persiapannya dibahas di Persiapan akreditasi jurnal: hal yang dinilai.
Pertanyaan yang Sering Muncul
Tidak. OJS adalah perangkat lunak sumber terbuka yang bisa dipakai gratis. Biaya yang timbul biasanya untuk hosting, domain, dan layanan pendukung seperti DOI.
Bisa. Satu instalasi OJS dapat menampung banyak jurnal, masing-masing dengan pengaturan dan tim sendiri. Pola ini sering dipakai kampus yang mengelola beberapa jurnal sekaligus.
Editor bertanggung jawab atas seluruh jurnal dan dapat mengambil keputusan akhir. Section Editor menangani naskah pada bagian tertentu sesuai penugasan Editor, dan kewenangannya bisa diatur, misalnya hanya memberi rekomendasi.
PKP menyediakan dokumentasi dan panduan resmi di docs.pkp.sfu.ca. Untuk panduan berbahasa Indonesia dengan contoh kasus jurnal kampus, ikuti seri artikel OJS di BicaraData.
Penutup
Mengelola jurnal dengan OJS akan jauh lebih ringan jika fondasinya dibangun dengan benar sejak awal: peran yang jelas, alur naskah yang dipahami semua tim, pengaturan yang lengkap, dan metadata yang rapi. Gunakan panduan OJS ini sebagai daftar periksa, lalu perdalam setiap bagian melalui artikel lanjutan di bawah.
Bacaan lanjutan
- Checklist kelengkapan halaman jurnal di OJS
- Peran pengguna di OJS dan cara mengaturnya
- Alur review naskah di OJS 3 langkah demi langkah
- Mengundang reviewer dan mengelola tenggat review
- Membuat halaman statis dengan plugin Static Pages
- Menerbitkan issue di OJS: dari jadwal sampai publish
- Mendaftarkan DOI Crossref untuk artikel jurnal
- Mendaftarkan jurnal ke Google Scholar dan Garuda
- Persiapan akreditasi jurnal: hal yang dinilai
- Upgrade OJS dengan aman: backup dan langkahnya
Mengelola jurnal dan ingin dibantu menata OJS atau menyiapkan akreditasi? Lihat halaman Layanan untuk Layanan OJS untuk Pengelola Jurnal.